Правомерно ли использование подписи и печати после ликвидации предприятия?

Печать: обязательна ли она на документе?

Правомерно ли использование подписи и печати после ликвидации предприятия?

«Без пе­ча­ти не­дей­ст­ви­те­лен» – та­кую фра­зу час­то мож­но ус­лы­шать от лю­дей, ра­бо­таю­щих с до­ку­мен­та­ми. Од­на­ко не все­гда от­сут­ст­вие пе­ча­ти го­во­рит о том, что до­ку­мент яв­ля­ет­ся не­дей­ст­ви­тель­ным или не­за­кон­ным. Рас­смот­рим нор­мы пра­ва, ко­то­рые по­зво­ля­ют ра­бо­тать без пе­ча­ти.

Что такое печать?

Печать – это оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге, сургуче, воске или другом материале, являющийся одним из средств удостоверения документов.

С юридической точки зрения печать – это реквизит документа. Следовательно, печать придает юридическую силу именно документу как форме фиксации информации, а не подписи на документе.

Традиционно для придания административному документу юридической силы достаточно подписи уполномоченного должностного лица (часть первая п. 18 Инструкции № 4). Такое же правило действует и для договоров (часть первая п. 1 ст. 161 ГК).

Вместе с тем законодательство или внутренние документы организации могут устанавливать дополнительные требования, которым должна соответствовать форма документа, в т.ч. обязательное наличие печати (часть вторая п. 18 Инструкции № 4; часть третья п.

1 ст. 161 ГК).

Локальные нормативные акты также могут определять и перечень должностных лиц, уполномоченных подписывать документы, скрепляемые печатью организации. В таких случаях печать организации ставится на документах, подписанных только определенными должностными лицами этой организации. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Внимание!

Для придания документу юридической силы обычно достаточно подписи. Только в случаях, определенных законодательством или локальными нормативными правовыми актами, требуется печать. При отсутствии у лица, подписавшего документ, права подписи этого документа, проставление главной печати не придает такому документу никакой юридической силы.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях,  утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Какие виды печатей может иметь организация?

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, что установлено Инструкцией № 4. Инструкция № 4 закрепляет 3 вида печатей:

1) печать организации;

2) печать структурного подразделения организации;

3) печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов, справок и т.п.).

Информация, размещаемая на печати

Характер и объем информации, размещаемой на печатях организаций, ничем не ограничивается, как не ограничивается и количество печатей и штампов, которые может иметь юридическое лицо. Главное условие их применения — их оттиск должен явно отличаться от оттиска основной печати.

Обратите внимание: печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь могут пользоваться только Президент Республики Беларусь, Национальное собрание Республики Беларусь, Совет Министров Республики Беларусь, министерства и государственные комитеты, другие подчиненные и подотчетные Президенту Республики Беларусь, Национальному Собранию и Совету Министров государственные органы, местные исполнительные и распорядительные органы, суды, органы прокуратуры, государственные нотариальные конторы и нотариальные бюро, а также юридические лица, которым законодательством предоставлено соответствующее право использовать изображение Государственного герба Республики Беларусь (ст. 10 Закона № 301-З).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» (далее – Закон № 301-З).

В негосударственных организациях как основная используется так называемая печать фирмы, которая приравнивается к гербовой.

В центре такой печати обычно размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре). Но организация вправе разместить и иную информацию, например, указывающую на ведомственную подчиненность.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются локальными нормативными правовыми актами организации.

Вспомогательные печати могут использоваться:

– для заверения справок;

– заверения копий и выписок из документов;

– в учетных документах и др.

Внимание!

Запрещено требовать от организации проставления на документах печати иного вида, чем установленный принятым в организации локальным нормативным правовым актом.

Для чего нужны штампы

Помимо основных и вспомогательных печатей в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. Следовательно, штамп представляет собой реквизит документа, придающий документу юридическую силу и ускоряющий документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

– угловой (адресный);

– регистрационный;

– ограничивающий права доступа к документу;

– с реквизитами организации;

– маркировочный.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части 1-го листа документа. Допускается изготавливать угловой штамп 3 видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали (пп. 32–34 Инструкции № 4)

Регистрационный штамп «отметка о поступлении» содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа и проставляется на нижнем поле 1-го листа документа справа (только на самом документе, но не на приложениях к нему).

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством для сведений, составляющих государственную тайну и носящих конфиденциальный характер.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, имеет небольшой размер и рамку. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, УНП.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Справочно:

требования к оформлению реквизитов документов изложены в разд. 5 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Какие документы скрепляются печатью

В настоящее время отсутствует единый нормативный правовой акт, определяющий виды документов, на которых в обязательном порядке проставляется печать.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, закреплен постановлением № 100.

Документ:

постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее – постановление № 100).

Согласно этому перечню печать должна проставляться на подлинниках и копиях таких документов, изданных или хранящихся в организации, как:

– трудовые книжки;

– уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;

– договоры;

– доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;

– образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей;

– акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);

– командировочные удостоверения;

– документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.

Перечень иных документов, на которых проставляется такая печать, организация вправе определять самостоятельно.

Печать на договоре

Форму договора определяют нормы, предусмотренные ст. 161 ГК, которые не предусматривают обязательного проставления оттиска печати на договоре. Однако наша деловая практика свидетельствует о том, что оттиски печатей используются практически во всех письменных сделках.

Дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, в частности обязательность печати, устанавливаются соглашением сторон (часть третья п. 1 ст. 161 ГК).

Законодательство содержит требования об обязательном наличии печати на договоре только в особых случаях, например, при регистрации сделки с недвижимостью (ст. 67 Закона № 133-З), или при использовании закрепленной законодательством формы типового договора.

В остальных случаях ставить или нет печать на договор – это вопрос соглашения сторон.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций сторонам необходимо четко отражать в договоре свое намерение скреплять или не скреплять документ оттисками печатей.

Внимание!

Если законодательством или договором предусмотрено (согласовано) проставление оттиска печати на документе, а фактически она не будет проставлена, то это квалифицируется как несоблюдение простой письменной формы сделки, что может повлечь ее недействительность (ст. 163 ГК).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 22.07.2002 № 133-З «О государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него, и сделок с ним (далее – Закон № 133-З).

Справочно:

Источник: https://www.jurk.by/izdaniya/ya-spok/pechat-obyazatelna-li-ona-na-dokumente_0000000

Печати и штампы – полезная информация

Правомерно ли использование подписи и печати после ликвидации предприятия?

ЧТО ТАКОЕ ПЕЧАТЬ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Печать – одна из главных составляющих любого документа, подтверждающая его подлинность и юридическую силу.

Работа любой организации не возможна без печати.

Они бывают круглые (диаметром 38-50 мм), в редких случаях овальные и треугольные (если нет счета в банке).

печати должно соответствовать данным владельца: предприятия, организации, предпринимателя, врача, адвоката, нотариуса и пр. Печать подтверждает подпись должностного лица на каком-либо документе.

У любой фирмы существует одна – самая основная печать.Если имеются филиалы или представительства, то заказывают дополнительные печати, которым присваивается так называемый «порядковый номер». Также дополнительные печати имеют все подразделения крупных учреждений.

Нотариусы, врачи, адвокаты, таможенные брокеры имеют личные печати и несут полную ответственность за заверенные ими документы. Если они работают в организации, то им также полагается личная печать.

Гербовую печать могут использовать только государственные организации и учреждения. Использование печати физическим лицам-предпринимателям не обязательно, но желательно.

Без печати не обойтись предпринимателю, если имеются наемные сотрудники, а в работе используются налоговые документы, товарные чеки, накладные и счет в банке.

На печатях должны быть необходимые для идентификации данные:

  • полное наименованиес обязательным указанием организационно-правовой формы;
  • местонахождение организации или владельца печати;
  • регистрационный номер плательщика налогов (ИНН);
  • герб Украины, городов или прочих регионов Украины (если есть на это право);
  • на печатях подразделений или филиалов должен стоять порядковый номер и название филиала.

ПЕЧАТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Всю ответственность за использование заказанных печатей (штампов или другой штемпельной продукции) несет Заказчик. Заказывая штемпельную продукцию, Вы гарантируете, что обладаете всеми необходимыми документами и имеете все права,полномочия на использование заказанных печатей (штампов и др.

), будете использовать ее законно, без мотивов подделки документов, осуществления рейдерских захватов предприятий, либо совершение иных действий, нарушающих законные права и интересы третьих лиц. Кроме того понимаете, что в случае незаконного использования печати (штампа или другой штемпельной продукции), несете уголовную ответственность в соответствии со ст.

358 Уголовного кодекса Украины.

Статья 358. Подделка документов, печатей, штампов и бланков, их сбыт, использование подделанных документов

1.

Подделка удостоверения или другого документа, который выдается или заверяет предприятием, учреждением, организацией, гражданином-предпринимателем, частным нотариусом, аудитором или другим лицом, которое имеет право выдавать или заверять такие документы, и который предоставляет права или освобождает от обязанностей, с целью использования его как подделывателем, так и другим лицом, или сбыт такого документа, а также изготовление подделанных печатей, штампов или бланков предприятий, учреждений или организаций независимо от формы собственности, а так же других официальных печатей, штампов или бланков с той самой целью или их сбыт – наказываются штрафом до семидесяти необлагаемых минимумов доходов граждан или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением воли на срок до трех лет.

2. Действия, предусмотренные частью первой этой статьи, если они содеяны повторно или за предыдущим заговором группой лиц, -наказываются ограничением воли на срок до пяти лет или лишением свободы на тот самый срок.

3. Использование заведомо подделанного документа – наказывается штрафом до пятидесяти необлагаемых минимумов доходов граждан или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением воли на срок до двух лет.

ЧТО ТАКОЕ ШТАМП И ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?

Штамп – это печать, которая носит чисто информационный характер, и в большинстве случаев, не имеет юридической силы. Используются для упрощения работы с документами.

Самое большое распространение получили штампыпрямоугольной и квадратной формы (размерами от 35х20 мм. до 75х100 мм), хотя они могут быть совершенно любой формы и размера.

Штампы могут содержать разнообразную информацию, поэтому различают регистрационные, адресные, угловые, маркировочные, информационные и банковские штампы, а также штампы на входящие и исходящие документы, для товарных чеков и накладных, штампы с использованием стандартных терминов и фраз.

Например, на угловом штампе отображается наименование, организационно-правовая форма предприятия, фамилия иинициалы для физ. лиц, юридический адрес и банковские реквизиты. Малые штампы с размещенной минимальной информацией используются в основном на товарных чеках.

Часто используются штампы со сменной информацией – датеры и самонаборные штампы.

КАК ПРАВИЛЬНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ И ХРАНИТЬ ПЕЧАТЬ/ШТАМП?

Оттиск необходимо проставлять на ровной, но не очень твердой поверхности. Можно подложить под документ специальный коврик для штемпелевания, хотя вполне подойдет стопка бумаги. 

  • Достаточно мягкого нажатия на оснастку и некоторого усилия при соприкосновении клише с бумагой. От сильного хлопанья качество оттиска лучше не станет.
  • Равномерный оттиск получится, если держать оснастку строго вертикально без наклонного режима.
  • После некоторого перерыва в использовании печати или штампа надо сделать несколько пробных оттисков на черновике.
  • Хранить печать необходимо в защищенном от света и высокой температуры месте.
  • Исключите контакт посторонних людей с Вашей печатью.

ВЫБОР ОСНАСТКИ 

Традиционная ручная оснастка позволяет легко получать высококачественные оттиски. Преимущества: невысокая цена, разнообразие моделейи долговечность. Недостатки: отдельный штемпельный коврик, не подходит для штампования большого количества документов.

Автоматическая оснастка имеет встроенные штемпельные подушки. Очень удобна для переноски и штампования большого количества документов. Однако не всегда получаютсяхорошие оттиски.

Штемпельные подушки слишком пропитаны краской, что приводит к еерастеканиюи заливке основных элементов печати (особенно проблематично для печатей с очень сложными элементами защиты).

КАК УНИЧТОЖИТЬ ПЕЧАТЬ?

Если печать пришла в негодность или производится ликвидация предприятия, печать необходимо уничтожить. Порядок уничтожения печатейзакрепляется внутренними документами предприятия.

Руководитель издает соответствующий приказ или распоряжение. Уничтожение осуществляется в присутствии должностных лиц, которые затем подписываютАкт об уничтожении печати.

Одновременно с уничтожением старой необходимо заказать новую печать.

Физическое лицо-предприниматель может составить такой Акт в присутствии двух свидетелей.

ЕСЛИ ПЕЧАТЬ ПРОПАЛА?

Ваши действия:

1) Обратиться с заявлением в милицию (возбуждается уголовное дело и производится расследование).

2) Разместить объявление о пропаже печати в средствах массовой информации.

3) Оповестить банк(на случай несанкционированного снятия наличных со счетов), а такжеимеет смысл проинформировать о пропаже печати постоянных контрагентов.

4) Изготовить новую печать и сменить карточку в банке.

5) По внутренним своим документам приказом или распоряжением провести замену печати в связи с утерей.

6) Обратиться в стол находок (если такой имеется) и взять справку, что печать туда не поступала.

Источник: https://sev-pechat.ucoz.ua/index/poleznaja_informacija/0-39

Юр-решение
Добавить комментарий