Образец сопроводительного письма к актом выполненых работ

Образец сопроводительного письма к документам в 2019 году – как писать, в налоговую, скачать

Образец сопроводительного письма к актом выполненых работ

1   0   2076

Сопроводительное письмо к документам – вид деловой коммуникации, главная цель которой пояснить некоторые моменты и подтвердить факт отправки документации. Составление такого письма не является обязательным этапам, но все же желательно при регулярном документообороте.

Сопроводительное письмо – это официально составленное письмо, которое направляется адресату совместно с другими документами и содержит инструкции для дальнейших действий получателя или другую информацию.

цель документа – разъяснить получателю причины направления бумаг, дать инструкции и перечислить содержимое пакета документов.

Такой подход позволяет предотвратить потерю бумаг и проконтролировать дальнейший документооборот.Кроме того, грамотно составленное сопроводительное письмо позволит получателю быстрее сориентироваться в ситуации и направить ответ в ближайшие сроки. 

По нормам делового этикета ответ на письмо должен быть дан в течение 30 дней со дня получения пакета. В случае срочных ситуаций отправитель может указать срок, в течение которого ему бы хотелось получить ответ. Стандартный срок составляет 3-7 дней со дня получения.

Сопроводительные письма относятся к частной документации юридического лица, а значит, должны подвергаются учету и хранению только на усмотрение высшего руководства.

На практике срок хранения таких писем устанавливается индивидуально. Крупные организации вынуждены вводить соответствующую номенклатуру для учета входящих писем, в более маленьких предприятиях письма могут храниться в одном месте.

Когда оно нужно

Сопроводительное письмо используется для:

  • для доказательства отправки тех или иных документов. Например, путем перечисления отправленных бланков и бумаг;
  • для передачи инструкций получателю и распоряжений о дальнейших действиях после получения бумаг;
  • для определения срока фактического отправления и получения документов;
  • для экономии денежных средств при отправке пакета документов с описью;
  • для пояснения причин отправки тех или иных документов.

Большинство таких писем оформляется на специально разработанном бланке организации и получает порядковый номер, что позволяет отследить документ. 

Как писать 

Стандартное сопроводительной письмо должно включать следующие реквизиты:

  • номер входящего запроса;
  • суть вопроса или тема переписки;
  • основания документа, в том числе нормативные акты, акты сверок, выполненных работ и т.д.;
  • завершение письма просьбой или требованием;
  • приложение к письму.

Помимо наличия обязательных элементов сопроводительное письмо должно оформляться в соответствие с принятыми нормами:

  1. Заполнить вводную часть («шапка») с указанием:
    • ФИО и должности получателя;
    • наименование организации;
    • полный адрес с индексом.
  2. Указать дату составления документа и номер регистрации (только для юридических лиц).
  3. Обратиться к адресату по имени отчеству или ФИО полностью. Пример стандартного обращения:
    • уважаемый…;
    • направляем вам;
    • передаем вам и т.д.
  4. Указать цель послания, сформулировав ее краткими тезисами.
  5. Заполнить основную часть документа. Здесь могут быть переданы инструкции, указания, поправки и т.д.
  6. Указать полный перечень направляемых документов с обозначением основных регалий.
  7. Подписать письмо от первого лица, употребив пометку «С уважением, …». Подписывать документ может генеральный директор предприятия, главный бухгалтер, штатный юрист или другое лицо, получившее данные полномочия.
  8. Указать ФИО и должность отправителя, контактные данные для связи.

Структура письма не является унифицированной и предлагается на основании принятой деловой переписки. Основная часть письма может быть дополнена просьбами, требованиями и указаниями на усмотрение отправителя.

Образец сопроводительного письма к документам представлен ниже:

Помимо самого письма нужно грамотно оформить приложение, где должны содержаться следующие сведения:

  • дата издания и подписания документа;
  • количество экземпляров, пересылаемых адресату;
  • точное количество страниц, включая титульный лист (если есть);
  • наличие прошивки (если есть).

Пример сопроводительного письма с полным перечнем посылаемых документов:

На практике сопроводительное письмо используется в деловой корреспонденции довольно часто. Поэтому оптимальный вариант использования документа – это составление специального бланка компании, единого образца сопроводительной документации. Такой подход упросит систему хранения документов и ускорит внешний документооборот.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-soprovoditelnogo-pisma-k-dokumentam/

Сопроводительное письмо, образец

Образец сопроводительного письма к актом выполненых работ

Как правильно составить сопроводительное письмо, прилагаемое к документам, расскажем в статье. Скачайте 3 образца документа от эксперта.

Скачайте полезные документы:

В каких случаях потребуется составить сопроводительное письмо

Форма сопроводительного письма относится к наиболее часто используемым в практике делопроизводства. Такое деловое письмо является приложением к документам, не содержащим адресную часть, например, к:

  • договорам;
  • методическим или инструктивным указаниям;
  • контрактам;
  • актам;
  • протоколам и пр.

Эти документы, как правило, являются самостоятельными, не содержащими просьб, претензий, требований и обращений. Направляемые вместе с ними сопроводительные письма составляются как подтверждение того, что такой документ был отправлен адресату.

Второе назначение сопроводительного письма — опись отсылаемых вместе с ним документов, содержащая наименование каждого документа с указанием количества экземпляров и числа содержащихся в нем страниц. При получении сопроводительного письма адресат автоматически принимает и прилагаемый к нему пакет документов. 

Особенности составления сопроводительного письма

Сопроводительные письма имеют стандартный вид и содержание. Поэтому часто на предприятии используется типовой шаблон сопроводительного письма, что значительно упрощает процедуру составления и оформления этого вида деловых писем.

Адресная часть и обращение заполняют в соответствии с общепринятыми правилами, наименование документа — «Сопроводительное письмо» указывать не нужно, но тема сообщения указывается обязательно. Основное отличие от остальных деловых писем — содержание текстовой части. Она может начинаться с фраз:

  • «При этом направляем Вам…»;
  • «Высылаем в Ваш адрес…»;
  • «Представляем Вам…». 

После чего следует перечень наименований прикладываемых приложений и пояснения, с какой целью направляются адресату эти документы. Кроме этого, сопроводительные письма содержат указание или просьбу о том, что адресат должен сделать с направляемыми документами, например:

  • «Прошу изучить и внести необходимые дополнения в отчетность в соответствии с направляемой инструкцией»,
  • «Согласно направленным методическим указаниям, необходимо скорректировать формы отчетности и направить в наш адрес отчеты по новым формам к 01.07.2019 года»,
  • «Прошу подтвердить получение…»,
  • «Просим возвратить в наш адрес один экземпляр направляемого договора после его подписания»,
  • «Просим проинформировать…» и т.п. 

Любой бланк сопроводительного письма также имеет особый реквизит, который отсутствует в других деловых письмах. Это отметка о наличии приложений. Реквизит имеет вид перечня и необходим, чтобы адресат уже на этапе регистрации входящей корреспонденции мог проверить целостность отправления и полноту комплекта прилагаемых документов. 

Образец сопроводительного письма 2019

Разновидности сопроводительных писем

К наиболее распространенным относятся 3 вида сопроводительных писем:

  • содержащее обоснование;
  • содержащее просьбу;
  • содержащее сведения, поясняющие содержание. 

Сопроводительное письме с обоснованием

В нем ссылаются на события, в соответствии с которыми адресату направляются документы. К таким событиям относятся, например, предварительная договоренность, завершение очередного этапа выполнения работ по договору, решение вышестоящего органа или изменение требований законодательства. Событие, на основании которого направляются документы, указывается в начале письма. 

Образец сопроводительного письма с обоснованием

Сопроводительное письмо, в котором содержится просьба

Это наиболее распространенный вид деловых писем. При этом просьбу излагаютя не в начале текстовой части документа, а уже после вступления и упоминания его наименования.

Так, например, сопроводительное письмо к отчету, образец, может содержать просьбу о том, чтобы второй экземпляр отчета был подписан представителем контрагента и направлен обратно в адрес исполнителя с указанием сроков отправки. 

Образец сопроводительного письма, содержащего просьбу

Сопроводительное письме с пояснением

В нем сначала информируют о том, какие именно документы направлены адресату, а затем дают комментарии и пояснения по поводу содержания этих документов. 

Образец сопроводительного письма, содержащего пояснения содержания

Чтобы правильно составить и оформить любое деловое письмо, воспользуйтесь специальным конструктором от экспертов журнала «Справочник секретаря.

Использовать онлайн конструктор

Как написать сопроводительное письмо

Формуляр или бланк сопроводительного письма целесообразно разработать на предприятии и утвердить в учетной политике локальным нормативным актом, например, положением о делопроизводстве. В этом случае любой сотрудник, который не знает, как пишется сопроводительное письмо, образец сможет посмотреть в альбоме, прилагаемом к локальному акту и оформить документ правильно.

При оформлении и составлении письма руководствуйтесь общими требованиями, установленными ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступившем в действие с 1 июля 2018 года.

Составляя письмо учтите, что все документы, упоминаемые в тексте сопроводительного письма по отдельности или пакетом, вносятся в перечень приложений, независимо от их общего количества. 

Внимание! Реквизит «Подпись» проставляется один раз – после списка приложенных к письму документов.

Если прикладываемых документов много, реквизит «Отметка о наличии приложений» по объему может превысить текстовую часть сопроводительного письма. Это не будет расцениваться как нарушение требований ГОСТа.

При этом первый лист письма заполняется на бланке организации, последующие – на стандартных листах писчей бумаги формата А4. Страницы письма, объем которого превышает одну страницу, нумеруют.

Номер страницы указывают в верхнем поле, посредине.

ИтогИспользуйте формуляр или бланк сопроводительного письма, чтобы свести к минимуму ошибки при составлении и оформлении этого документа.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210987-soprovoditelnoe-pismo-k-dogovoru-19-m5

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ: образец

Образец сопроводительного письма к актом выполненых работ

В ежедневных производственных буднях партнеры и контрагенты обмениваются множеством документов, включая акты выполненных работ. Документооборот может иметь электронный формат.

Отправка сопроводительного письма к актам выполненных работ — это часть делового этикета.

Принимающая сторона благодаря ему может быстро разобраться с пакетом присланных документов и определить приоритетность их обработки.

Сопроводительное письмо: что это

Никакой важной информативной составляющей сопроводительное письмо не имеет. Но оно играет важную роль: является доказательством самого факта отправки документов (например, акта выполненных работ).

Кроме того, в сопроводительном письме обязательно должен содержаться подробный список всех отправленных контрагенту документов.

Считается хорошим тоном, если при этом будет приложена инструкция по обращению с документацией, поскольку подписанные документы иногда теряются или возвращаются позже указанных сроков.

Акт сверки позволяет свести к минимуму  подобные негативные ситуации, если в нём есть инструкция по обработке всего пакета. В том числе — по времени возвращения.

Сопроводительное письмо требуется к актам:

  • выполненных работ;
  • согласования совместных действий, определяющих дальнейшее течение производственного процесса;
  • сверки (например, сметы проекта), что дает возможность быть в курсе инвестиций, приходов расходов и прочих бюджетных трат.

Огромное значение при этом отводится подтверждению факта принятия документа.

Сопроводительное письмо обязательно регистрируется в канцелярии того учреждения или предприятия, куда оно было направлено.

Каждый пакет документов имеет свой исходящий номер.

Если по какой-то причине обмен корреспонденцией задерживается, то придать динамику событиям можно именно при помощи этого нюанса.

Для этого достаточно будет связаться с контрагентом и затребовать важные сведения по номеру исходящего документа.

Завершение любого проекта требует документального оформления. Если контрагенту отправлен такой пакет вместе с сопроводительным письмом к выполненной работе, то в дальнейшем возможные претензии по отсутствию каких-либо справок исключатся.

Структура сопроводительного письма к акту выполненных работ

Как правило, на предприятии или в компании разрабатываются специальные официальные бланки, на которых реализуется весь документооборот. Корреспонденция, отправленная на фирменных банках, выглядит академично. Кроме того, таким образом поддерживается корпоративный стиль, что, в свою очередь, повышает имиджевую составляющую компании.

Структура письма должна включать в себя следующие разделы:

  1. Информация о факте отправки. Она должна раскрывать цель составления данного документа.
  2. Инструкция по обработке документации. Рекомендуется пошагово объяснить, когда и как конкретно контрагент должен обработать прилагаемые документы.
  3. Приложение. В этой части должен быть полный список всех прилагаемых документов.

Сообщение об отправке должно содержаться в первых строках.

Допустимые формулировки:

  • Обращаемся к вам…
  • Сообщаем вам…
  • Предоставляем вам…

После этих шаблонных обращений необходимо указать цель: для подписания, к ознакомлению и так далее.

Часть письма, содержащая рекомендации или инструкции для контрагента, должна быть предельно вежливой. Тем не менее она должна отличаться лаконичностью и быть достаточно категоричной, чтобы не оставалось сомнений в обязательности исполнения.

Право подписи сопроводительного письма есть только у руководителя предприятия или учреждения. Если руководитель считает возможным подписание документа главным бухгалтером или иным сотрудником, то об этом должна быть специальная отметка. Например, часто первичные учетные документы подписывает именно главный бухгалтер предприятия с официального разрешения работодателя.

Сопроводительное письмо: сроки ответа

Сообщение о предполагаемых сроках ответа содержится во 2 части сопроводительного письма, где раскрывается текст инструкции по обработке документации.

Формулировки в этой части могут быть следующими:

  • Просим рассмотреть незамедлительно…
  • Просим ознакомиться в оговоренный срок…
  • Просим ознакомиться в сроки, установленные законодательством…
  • Просим подписать…
  • Просим рассмотреть и представить ответ по указанному адресу…
  • Просим рассмотреть и скрепить печатью…

Требования исполнения в конкретных временных рамках правомочно только в том случае, если корреспонденцию отправляет вышестоящая организация. Это же право распространяется на государственные органы, состоящие в деловой переписке с предприятием.

Как правило, правила делового этикета не допускают отправление ответа позже, чем через 30 дней. Но это не значит, что контрагент должен затягивать с ответом. Как правило, в сопроводительном письме к выполненной работе указывается желаемый срок ответа.

Формулировка может быть следующей: «Срок ответа до 3 рабочих дней». Однако директивный формат этого сообщения ни к чему не обязывает контрагента. Установленные законом 30 суток актуальны для любых бизнес-процессов. Однако хорошим тоном считается учесть просьбу другой стороны и поторопиться с ответом.

Вежливость ценится в любых отношениях, в том числе и в деловых. Избегать директивной формы можно и нужно. Это продемонстрирует дипломатичность и воспитанность отправителя. Уместным будет также указание причин, по которым желателен тот или иной срок предоставления ответа.

Например, формулировка может быть следующей: «Просим ответить в течение 3-х дней в связи с необходимостью согласования дальнейших действий с Министерством транспорта».

Но если в договоре о сотрудничестве или в договоре о совместной реализации какого-либо проекта ранее указывались конкретные сроки, то в сопроводительном письме можно именно требовать ответа в строго указанное время.

Приложение к сопроводительному письму к акту выполненных работ

Именно в этой части содержится перечень всех прилагаемых документов. Их надо представить пронумеровано списком. Если какой-то документ отправляется в нескольких экземплярах, то это также должно найти отражение в приложении. Более того, обязательно должно быть указано количество страниц в каждом документе.

Согласно требованиям ГОСТа Р 7.0.97-2016, даже при наличии нескольких документов рабочий термин «Приложение» ставится в единственном числе.

Но в повседневной практике используется вариант «Приложения», поскольку он более отвечает грамматическому строю языка. Допустимы обе формы.

Что касается использования заглавной буквы и знака №, то это не принципиальный момент, в ГОСТе он не рассматривается.

Гораздо важнее детально проинспектировать обозначение каждого документа. Если их более пяти, то рекомендуется сформировать отдельную опись. При этом в самом тексте сопроводительного письма надо будет особо подчеркнуть факт ее (описи) наличия.

Скачать образец сопроводительного письма к акту выполненных работ.

Сопроводительное письмо к акту сверки особенно важно, когда контрагент имеет какие-либо долги перед деловым партнером. В этом случае нужная сумма указывается особо и сопровождается требованием подтверждения, что контрагент ознакомлен с фактом задолженности.

Для того чтобы обезопасить себя в предполагаемых судебных разбирательствах, рекомендуется здесь же сослаться на конкретную статью законодательства, согласно которой компания оставляет за собой право обратиться в вышестоящие инстанции при невозврате долга или при обнаружении расхождений в расчетах. (34 голос., 4,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/soprovoditelnoe-pismo-k-aktam-vypolnennyh-rabot.html

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Образец сопроводительного письма к актом выполненых работ

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письмаКраткое описаниеПример
ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:
  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировкиСледует писать
«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Бланк сопроводительного письма к документам

Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

Сопроводительное письмо к актам выполненных работ образец

Образец сопроводительного письма к актом выполненых работ

Основных причин для составления сопроводительного письма три.

  1. Оно обеспечит регистрацию всего пакета поступивших документов, поскольку на нем стоит исходящий номер. При задержке ответа от компании вы можете звонить туда и уточнять информацию по номеру исходящего.
  2. В нем можно указать срок ответа и отправки подписанных документов. На практике контрагенты часто забывают отправить обратно часть документов, четкая инструкция поможет им быстрее собрать нужный пакет документов.
  3. Вы прилагаете весь список документации по проекту, которая была отправлена, после чего контрагент не может уже пожаловаться на то, что какой-то документ не дошел ему или не был зарегистрирован.

Кто подписывает?

Подписывает сопроводительное письмо руководитель организации либо уполномоченный руководитель подразделения.

Именно сопроводительное письмо поможет принимающей стороне разобраться в том, какие именно бумаги находятся перед ними и в какой срок они должны быть обработаны.

  • Что это такое?
  • Зачем требуется?
  • Кто подписывает?
  • Из чего состоит текст?
  • Как правильно написать?
  • К каким бумагам составляется?
  • Понятие «дефектный акт»
  • Куда отправляется документ?

Что это такое?

Чаще всего сопроводительные письма пишутся к актам: к актам согласования, актам сверки, актам выполненных работ, поскольку в этом случае факт принятия и срок возврата подписанных бумаг играет большую роль.

Пример 5).Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи.

О закрытии актов по проекту…» и так далее.

Начинать обращение надо с сообщения об отправке письма. Здесь можно воспользоваться следующими формулировками: «Во исполнение…», «Высылаем вам…», «Представляем вам…». Далее следует сообщить о цели отправки документации: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания» и так далее.

Во второй части должна содержаться конкретная инструкция к действию.

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес…».
  • «Просим рассмотреть в установленный законодательством срок и направить в наш адрес».

Нужно ли указывать в сопроводительном письме срок исполнения? Учитывая, что по правилам делового обращения отвечать на письмо принято в течение 30 рабочих дней – лишним не будет.

Сопроводительное письмо к актам выполненных работ образец ип

Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

  1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
  2. После того, как все приложения (т.е.

Сопроводительное письмо к актам выполненных работ кс2 и кс3 образец

Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер).

Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание.

Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ».

Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности.

Раздел письма

Краткое описание

Пример

Вступление

Краткое содержание

О направлении ответа на претензию

Заголовок

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Обращение

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

Цель послания

Краткая формулировка

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Основная часть

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.

С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено.
Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений.

В ней должны присутствовать такие графы:

  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения».

Важно

Вежливая подпись

Приложения:

  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений.

Источник: http://realkonsalt.ru/soprovoditelnoe-pismo-k-aktam-vypolnennyh-rabot-obrazets

Образец сопроводительного письма к документам

Образец сопроводительного письма к актом выполненых работ

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Сопроводительное письмо к документам образец (word)

Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

  1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
  2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
  3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
  4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
  • дата принятия документа;
  • общее количество пересылаемых экземпляров;
  • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  • при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

ссылкой:

(3 3,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

Юр-решение
Добавить комментарий