Может ли подотчетное лицо расплачиваться личной картой

Как оформить оплату расходов организации банковской картой

Может ли подотчетное лицо расплачиваться личной картой

Для удобства расчетов сотрудников организаций от лица предприятия банки предлагают руководителям и владельцам бизнеса надежный финансовый инструмент – корпоративную банковскую карту. Такая банковская карта привязана к расчетному счету предприятия.  Корпоративная банковская карта – мобильное средство для осуществления платежей лицами, которым эта карта выдана.

Наличие такой карты на предприятии позволит сделать более простыми и удобными расчеты сотрудников организации, например, в командировках. Ведь при расчетах картой, представителям компании нет необходимости расплачиваться наличными деньгами.

Все операции по карте отражаются в отчетах из банка и направляются на привязанный к карте телефон, чаще всего руководителя компании, и на электронную почту, например, главного бухгалтера.   Кроме оплат нужд сотрудников в командировках, с помощью карты могут быть оплачены покупки и услуги других коммерческих организаций в интересах предприятия – владельца карты.

  Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

Может ли директор оплачивать корпоративной картой свои личные покупки? Личные нужды даже директор должен оплачивать исключительно из своей заработной платы. Денежные средства, находящиеся на расчетном счете компании, принадлежат не директору, а организации.

  Поэтому, если все же денежные средства, потраченные с корпоративной банковской карты директором или другим сотрудником предприятия, не соответствуют профилю работы организации, они признаются личными нуждами сотрудника.

  Такие траты сотрудник или директор обязан возместить в кассу или написать заявление, в соответствии с ним данная сумма в полном размере будет удержана из зарплаты работника, должность которого не имеет никакого значения. При любых оплатах, совершенных посредством корпоративной банковской карты, сотрудникам надлежит сохранять все отчетные документы, подтверждающие оплату.

На основании предоставленных в бухгалтерию чеков, квитков, квитанций составляется авансовый отчет, который работник подписывает, а бухгалтер составляет необходимые проводки.

  Чтобы избежать лишних вопросов от проверяющих инспекторов, рекомендуется издать внутренний документ, регламентирующий права и обязанности сотрудников, использующих корпоративную банковскую карту в интересах компании.

  Следует четко прописать, как фиксируется выдача карты на руки сотрудникам, установить лимиты на расходование средств по той или иной статье затрат, а также порядок снятия денежных средств с карты.  Важно указать, что распоряжением руководителя предприятия не предусмотрена процедура приходовать снятые в банкомате денежные средства в кассе организации.

  В правилах отчетности не лишним будет указать, кто из сотрудников вправе получать карту и каким образом проходит в компании отчет о потраченных суммах, так как деньги на корпоративной банковской карте – это те же подотчётные денежные средства, которые могли бы быть получены работников в кассе организации наличными.   Преимущества расчетов с помощью корпоративной банковской карты вместо выдачи подотчетных сумм заключается в оперативности расчетов, по сравнению с другими безналичными перечислениями, и контроле операций по расходованию средств компании подотчетными лицами.  Кроме того, деньги на карте невозможно потерять, без кода злоумышленники не смогут воспользоваться финансами компании. 

С корпоративной картой уполномоченный сотрудник без труда оплатит бронь в гостинице, заплатит за топливо в поездке по служебной необходимости, оплатит товары, способствующие улучшению качества работы предприятия. А что, если работник оплатил расходы своей картой?

Оплата банковской картой сотрудника за организацию

Если сотрудник расплатился своей картой, он вправе рассчитывать на компенсацию затрат, если расходы были согласованы руководителем, и у сотрудника на руках все оправдательные документы, подтверждающие расходы.  Законодательство не запрещает использование личной банковской карты работником для осуществления платежей от лица компании.

Так как, если сотрудник оплачивает товары и услуги за свой счет, не получив для совершения платежа предварительно денежные средства под отчет в кассе, то не важно наличными средствами он это сделал или с помощью банковской карты.

  В данном случае банковская карта лишь означает, что платеж совершен за безналичный расчет, но все также от работника и в интересах компании. Авансовый отчет не оформляется, так как работник не получал деньги авансом.

  Если не получавший денежные средства под отчет сотрудник оплатил товар со своей кредитной карты, как отчитаться в финансовом отделе?  Сотрудник предоставляет в бухгалтерию заявление о возмещении потраченных средств и для оформления расходов прикладывает все документы, подтверждающие эти самые траты.

В заявлении работник вправе указать, каким способом он желает получить возмещение понесенных расходов: на банковскую карту, принадлежащую работнику, или наличными — в кассе. Если это вариант с зачислением денежных средств на личную или зарплатную банковскую карту сотрудника, то работник указывает реквизиты своей банковской карты в заявлении. 

Оплата банковской картой лица, не являющегося сотрудником предприятия

Законом допустим также вариант, когда сотрудником производится за товар или услугу оплата картой лица, не работающего в организации.  В этом случае к заявлению сотрудника на возмещение затрат прикладывается уведомление от лица, на чье имя оформлена карта, с которой осуществлялся платеж.

В этом уведомлении владелец карты поясняет, что не возражал против оплаты товара или услуги принадлежащей ему картой.  

Если платеж произведен с банковской карты супруги или супруга, работающего на предприятии сотрудника, осуществившего платеж, заявление с подтверждением согласия не потребуется.

Оплата расходов банковской картой. Авансовый отчет

Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется. В этом случае налоговики потребуют предъявить авансовый отчет на выданную сумму и оправдательные чеки, бланки, квитанции.

  Еще один вариант, разрешенный законом – это внесение подотчетной суммы бухгалтером компании на банковскую карту работника, которой сотрудник оплачивает, например, расходы по ГСМ. Если сотрудник расплачивается кредитной картой, а не дебетовой, то это не меняет алгоритма действий по оплате и сбору документации ни со стороны работника, ни с позиции компании, и законом тоже допускается.

Налоговики также не возражают против осуществления платежей за организацию сотрудником его кредитной картой, то есть можно оплатить товар кредитной картой сотрудника.

В случае, если денежные средства под отчет были выданы в бухгалтерии одному сотруднику, а оплата совершена банковской картой другого сотрудника этого же предприятия, то работником, который получил сумму под отчет, предоставляет в финансовый отдел авансовый отчет.

Оплата банковской картой другого сотрудника отражается в заявлении, приложенным к авансовому отчету подотчетного лица, в котором указывается, что оплата произведена с согласия владельца карты. 

Рекомендуется также к такому авансовому отчету приложить расписку от владельца карты о том, что он получил компенсацию за расходы по принадлежащей ему банковской карте от подотчетного лица в полном размере.

Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться

Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение? Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара.

Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи. Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности.

Законом определен срок – три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу.

  При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника. 

Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара. 

Как учесть в налоговом учете оплату с карты

Деньги, которые бухгалтер перечисляет на карты сотрудникам подотчет или на корпоративную карту, остаются деньгами компании. При получении оправдательной документации, подтверждающей правомерность учета таких расходов, бухгалтер учитывает затраты для уменьшения налогооблагаемой базы.

  НДФЛ в этом случае не начисляется, так как сотрудник не получает экономической выгоды, такие суммы, при зачислении на карту сотруднику, представляются задолженностью работника перед компанией.

После предоставления чеков, бланков, квитанций, подтверждающих расходы в пользу компании, расходы распределяются в затратах компании бухгалтером в соответствии со статьей расхода.

  Если сотрудник не предоставил необходимых подтверждений того, что деньги были потрачены в интересах компании, подотчетная сумма вычитается бухгалтером из заработной платы сотрудника с начислением на нее НДФЛ 13 процентов. Так как такие суммы принимаются в качестве экономической выгоды работника.

 

Например, при принятой в компании практики оплаты работникам мобильной связи за счет компании, сотрудник пополнил связь со своей банковской карты (проводки в бухгалтерском учете отражают расход на нужды компании и возмещение затрат работнику). Такую оплату бухгалтер учитывает, как расходы компании. Если же работник пополнил счет личного телефона, а политикой компании не предусмотрена компенсация мобильной связи, то эти расходы не будут учтены, как затраты компании.

Заключение

Чтобы избежать спорных ситуаций с проверяющим инспектором, руководителю организации надлежит подписать приказ, предусматривающий правила перечисления денежных средств на банковские карты работников, компенсаций платежей без выдачи денег подотчет и с перечислением авансов.

Рекомендуется регламентировать порядок об оплате товаров или услуг банковскими картами сотрудников и корпоративной картой организации.  Соответствующие указания надлежит зафиксировать и в учетной политике компании.

Сотрудники, которым разрешено руководителем расплачиваться личными банковскими картами и корпоративной картой, обязаны расписаться в документации о том, что они осведомлены о порядке оплаты товаров и услуг в интересах компании банковскими картами.

  Утвержденный список таких сотрудников надлежит прикрепить к приказу руководителя о правилах работы предприятия по расчетам банковскими картами. Сотрудники, совершившие платеж посредством личной банковской карты без получения аванса, вправе рассчитывать на возмещение.

Возмещение возможно, если понесенные расходы признаны руководителем, как нужды предприятия, и на затраты предоставлена подтверждающая документация в виде чека, бланка строгой отчётности, квитанции и т.п. Допускается оплата расходов в интересах компании с банковской карты лица, не оформленного в штате компании.

С 2013 года налоговики позволили бухгалтеру перечислять подотчетные деньги на зарплатные карты работникам. А вот перечисление заработной платы сотрудников на корпоративную карту запрещено.

Если при расходах на нужды компании произведена оплата банковской картой, подтверждающий документ предоставляется в обязательном порядке, независимо от того, товар или услуга были оплачены сотрудником и какой банковской картой это было сделано.

Если документация, подтверждающая правомерность расходов с помощью личной или корпоративной банковской карты не предоставлена, или не оформлена надлежащим образом, сотрудник обязан предоставить объяснительную записку, а сумма затрат возмещается из его зарплаты.    

Источник: http://NalogObzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/kak_kompanii_otrazit_v_nalogovom_uchete_pokupku_esli_ee_oplatil_sotrudnik_lichnoj_bankovskoj_kartoj/71-1-0-2233

Может ли подотчетное лицо рассчитываться личной картой

Может ли подотчетное лицо расплачиваться личной картой

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы.

Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется.
При покупке товаров (работ, услуг) через представителя фактическим плательщиком считается не гражданин, производящий расчеты, а доверитель в отношениях с представителем (работодатель).

В каких случаях практичнее рассчитываться через подотчётных лиц?

Выдать работнику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб., если иное не установлено в локальном документе работодателя.

Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Можно ли перечислять аванс подотчетному лицу на его личную банковскую карту? Как ему в данном случае отчитываться? Может ли он снять деньги с карты и расплатиться наличными?

Вас также может заинтересовать

Источник: http://paper-pro.ru/pravovye-stati/3820-mozhet-li-podotchetnoe-lico-rasschityvatsya-lichnoy-kartoy.html

Оплата картой подотчетного лица

Может ли подотчетное лицо расплачиваться личной картой

СКС в адрес перевозчика или посредника, через которого работником были приобретены авиабилеты;Дебет 71 Кредит 55- 7600 руб. — списаны денежные средства с СКС в адрес гостиницы (в оплату проживания работника);Дебет 71 Кредит 55- 2500 руб.

— списаны с СКС денежные средства, которые работник снял наличными в банкомате (в счет суточных).

В результате этих записей по дебету счета 71 образуется дебиторская задолженность подотчетного лица в части тех сумм, которые фактически списаны банком в оплату соответствующих услуг и расходов до момента утверждения авансового отчета.

Списание фактических расходов подотчетного лица на основании утвержденного авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами фиксируется проводками:Дебет 44 Кредит 71- 22 100 руб. (12 000 + 7600 + 2500) — отражены командировочные расходы работника (на проезд, проживание, суточные);Дебет 44 Кредит 71- 3400 руб.

Аналитика публикации

Скачать образец заявления о подотчете на карту Скачать образец приказа о подотчете на карту Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен.

Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение: «По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».
Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте.

Страница не найдена

Ведь в случае перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты работников и сама процедура, и порядок бухгалтерского учета будут значительно проще, чем при использовании корпоративных карт. Для наглядности напомним сначала, что происходит при использовании корпоративной банковской карты.

Ее особенность в том, что, хотя открывается такая карта на имя конкретного уполномоченного организацией сотрудника, фактически деньги, перечисляемые на данный карточный счет, принадлежат не сотруднику, а организации. Сотрудник же всего лишь получает право распоряжаться деньгами фирмы, находящимися на ее карточном счете.

При этом сама карта (фактически кусочек пластика) вообще является собственностью банка.

Ошибка 404

Списание фактических расходов подотчетного лица на основании утвержденного авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами отражается проводками:Дебет 44 Кредит 71- 22 100 руб. (12 000 + 7600 + 2500) — отражены командировочные расходы работника (на проезд, проживание, суточные);Дебет 44 Кредит 71- 3400 руб.

— списаны расходы на приобретение работником профессиональной и справочной литературы;Дебет 10 Кредит 71- 1200 руб. — оприходованы приобретенные работником канцтовары. Учетной политикой может быть предусмотрено и списание канцтоваров напрямую на счет 44 в случае несущественности их стоимости;Дебет 44 Кредит 10- 300 руб.
— списаны использованные канцтовары.

При возмещении перерасхода делается запись:Дебет 71 Кредит 51- 700 руб.

Может ли подотчетное лицо расплачиваться личной картой

Внимание Источник: Журнал «Упрощенка» Коллектив авторов, VEGAS LEX – Подотчетное лицо оплатило товар своей платежной картой. Является ли это нарушением налогового законодательства? На вопрос отвечает И.Ю.
Гусев, старший юрист юридической фирмы VEGAS LEX: – Нет, конкретного нарушения здесь не возникает.

Покупая товарно-материальные ценности, подотчетное лицо может использовать платежную карту.

Ведь чтобы компенсировать сотруднику расходы, от него нужно получить оправдательные документы. Значит, помимо чека ККТ, потребуются дополнительные документы, подтверждающие покупку.

Это может быть товарный чек, накладная и т.п.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Важно Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов. Подробнее о действующих правилах выдачи денег под отчет читайте здесь.
К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

  • цель получения подотчетных денег;
  • сумма запрашиваемого подотчета;
  • банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
  • период, на который предоставляются подотчетные деньги;
  • разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
  • подпись подотчетного лица;
  • дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту.

Безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением банковских карт

Согласно выпискам банка списание вышеперечисленных сумм производилось в разные дни, причем суммы за литературу и канцтовары были списаны уже после возвращения работника из командировки и утверждения авансового отчета, а остальные суммы списывались банком еще до утверждения авансового отчета.В бухгалтерском учете торговой организации вышеуказанные операции будут отражены следующим образом.При перечислении денег на специальный карточный счет (на корпоративную карту) делается запись:Дебет 55 Кредит 51- 26 000 руб. — отражено увеличение остатка по счету корпоративной карты за счет перечисления (перевода) средств с расчетного счета.Списание денег со специального карточного счета до предъявления работником авансового отчета (на основании выписок банка по СКС) отражается так:Дебет 71 Кредит 55- 12 000 руб.

Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета

В качестве доказательств суды принимали такие аргументы:

  • возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке на банковскую карту сотрудника предусмотрена в коллективном договоре или локальном нормативном акте;
  • указание в платежном документе на то, что перечисляемая сумма представляет собой подотчетные средства;
  • расходование средств подтверждалось авансовым отчетом.

С учетом этого суды признавали, что никакой НДФЛ удерживаться не должен и речь идет именно о подотчетных суммах. Примером такого решения является Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007.

Коммерческие организации, не отставать от госсектора! Советами Минфина России вполне могут воспользоваться и коммерческие организации.
Как видим, упрощение налицо. Но еще более значительным оно будет в случаях использования зарплатных карт при заграничных командировках работников.

В этих случаях отпадет необходимость производить переоценку остатков валютных средств по счету 55 «Специальные счета» и определять рублевый эквивалент каждой операции в иностранной валюте, совершаемой по СКС (на каждую дату поступления и списания средств).

Что автоматически сведет к минимуму вероятность возникновения курсовых разниц. Декабрь 2012 г.

Дело в том, что в прошлые годы налоговые инспекторы неоднократно «придирались» к подотчетным суммам, перечисленным на зарплатные карты. При этом выдвигались такие аргументы: раз карта зарплатная, то и поступившая на нее сумма — это зарплата, с которой нужно удерживать НДФЛ.

Впрочем, судьи налоговиков не поддерживали. Они исходили из фактических доказательств. Работодатель мог доказать, что перечисленная на зарплатную карту работника сумма является именно подотчетными средствами, а не заработной платой.

Источник: http://fundsnet.ru/oplata-kartoj-podotchetnogo-litsa/

Обязателен ли слип для подтверждения оплаты подотчетным лицом по интернету

Может ли подотчетное лицо расплачиваться личной картой

Законодательство не запрещает использование личной банковской карты работником для осуществления платежей от лица компании.

Так как, если сотрудник оплачивает товары и услуги за свой счет, не получив для совершения платежа предварительно денежные средства под отчет в кассе, то не важно наличными средствами он это сделал или с помощью банковской карты.

В данном случае банковская карта лишь означает, что платеж совершен за безналичный расчет, но все также от работника и в интересах компании. Авансовый отчет не оформляется, так как работник не получал деньги авансом.

Авансовый отчет: что можно принять к учету

На практике многие продолжают пользоваться старым «проверенным» бланком, который имеет две стороны (утвержден постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Первая сторона (титульная) заполняется подотчетным лицом и бухгалтером, утверждается руководителем. Вторая (оборотная) сторона заполняется подотчетным лицом и подтверждается его подписью.

На второй стороне в свободных строках подотчетное лицо перечисляет все документы, которые прикладывает в подтверждение расходов. Если средства выдавались не в виде наличности (из кассы), а по корпоративной карте на специально открытый для таких операций счет, процедура заполнения авансового отчета не меняется.

Законодательство не ограничивает размер сумм, которые может выдавать организация в подотчет, они могут быть весьма значительными, но учитывать в авансовом отчете необходимо и самые небольшие выданные суммы.

Электронный билет. Подтверждение расходов на проезд

В данном случае работник не может представить документы строгой отчетности, подтверждающие проезд и его оплату.

Что делать? Специалисты Минфина России в письме от 4 июня 2010 г. № 03 — 03 — 06/1/384 пришли к выводу, что указанные расходы можно возместить работнику и учесть при налогообложении прибыли также при их косвенном подтверждении.

В то же время пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы.

Покупки в интернете. Учет подотчетных сумм

Товары должен сдать на склад. Пользуясь унифицированными формами документов, рекомендуем составить Акт по форме ОС-1, если это основное средство, приходный ордер М-4, если это материалы.

К авансовому отчету рекомендуется приложить распечатанный бланк заказа, который размещает интернет-магазин на своем сайте. После сдачи авансового отчета в бухгалтерию работник может получить деньги за покупку из кассы организации по расходному кассовому ордеру.

Если работник имеет текущий счет в банке, он может написать заявление в бухгалтерию о перечислении денег на этот счет. Деньги со счета работник может снять по карте: обычно к счету оформляется банковская платежная карта на имя владельца счета. Денежные средства работник получает в сроки, согласованные с бухгалтерией.

Расчеты при покупке в зарубежном интернет-магазине В случае приобретения товаров в интернет-магазине, находящемся за рубежом, основанием для проведения операции в учете могут быть документы, оформленные по правилам страны, на территории которой зарегистрирован магазин.

Как оформить приобретение товаров через подотчетное лицо

Тем более что такой порядок позволит исключить споры по поводу списания расходов. Налоговики на проверке могут увидеть из документов, приложенных к авансовому отчету, что деньги истратил не подотчетный сотрудник, а другой работник.

Тогда он должен написать расписку в том, что подотчетник вернул ему деньги (). Письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876 Как следует из вашего обращения, счет за проживание в гостинице сотрудника банка, находящегося в командировке, был оплачен банковской картой, принадлежащей иному лицу, не являющемуся сотрудником банка.

После возвращения из командировки наряду с иными документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы, сотрудник банка в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно предоставляет расписку иного лица (либо в Банк иным лицом направлено письмо) с подтверждением того, что сотрудником банка возмещены иному лицу соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты.

Оплата услуг через подотчетное лицо

можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ) Да, можно. Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ).

Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, ).

Расчеты с подотчетными лицами: недочеты в первичных документах

Значит, их несоответствие унифицированным образцам никак не может сказаться на достоверности информации.

Если подотчетное лицо представит лишь авансовые отчеты без приложения первичных документов, подтверждающих расходование денежных средств и являющихся основанием для оприходования организацией ТМЦ, налоговики будут иметь все основания отнести выданные и невозвращенные подотчетные суммы к налогооблагаемым доходам физического лица. Такие выводы сделаны в Постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12.

Источник: http://civilyur.ru/objazatelen-li-slip-dlja-podtverzhdenija-oplaty-podotchetnym-licom-po-internetu-92947/

Подотчет и онлайн-касса: нужно ли выбивать чеки

Может ли подотчетное лицо расплачиваться личной картой

Выдача средств под отчет — это опосредованная форма расчетов за товары (работы, услуги) покупателя с продавцом через уполномоченное покупателем лицо (через подотчетное лицо). И в этом случае встает вопрос: нужно ли организации, выдавшей деньги под отчет и принимающей обратно неизрасходованный их остаток, проводить данные операции через онлайн-кассу (пробивать кассовые чеки)?

Что такое «подотчет»

Выдать деньги под отчет — означает предоставление средств для покрытия расходов, связанных с деятельностью юрлица или индивидуального предпринимателя. Данное определение дано в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 (ССЫЛКА). Оформляется такая выдача средств расходным кассовым ордером, который, в свою очередь, составляется на основе одного из вариантов:

  • распорядительного документа о выдаче подотчетных средств (чаще всего специального приказа);
  • письменного заявления подотчетного лица.

Кроме того, не будет лишним (но закон это не обязывает делать), если на предприятии будет издан распорядительный документ, в котором будут определен список лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Образец такого приказа:

Заявление подотчетником пишется в произвольной форме, но с обязательным указанием запрашиваемой суммы наличных денег, направления их расходования и срока, на какой выдаются данные средства.

Подтверждается расход средств или его отсутствие путем оформления подотчетным лицом авансового отчета. Этот документ согласно формулировке п.6.

3 Указаний №3210-У служит отражением состояния сумм, выданных сотруднику под отчет, в том числе и неизрасходованных.

Фактически подотчетные средства — это форма реализации расходов предприятием, необходимых для осуществления его деятельности. И указанные средства могут быть потрачены на что угодно: на покрытие задолженности перед поставщиками, на покупку материалов, и т.д.

И выполнение таких платежей предприятие доверяет своему сотруднику, который после получения денег под отчет, является одновременно подотчетным лицом (с позиции происхождения средств) и уполномоченным лицом (с позиции порядка их расходования). Т.е.

подотчетник в ходе закупочной деятельности и при оплате счетов выступает от имени и за счет своего работодателя и обычно в пределах выданной ему суммы.

Чтобы понять, кому можно выдавать деньги под отчет, стоит обратиться к банковскому Указанию №3210-У. В нем сказано, что подотчетным лицом может быть сотрудник предпринимателя либо юрлица, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Об этом прямо говорит п. 5 Указания №3210-У и письмо Банка России от 02.10.

2014 №29-Р-Р-6/7859 (ССЫЛКА), которое для целей оформления и ведения кассовых операций признает работником организации лицо, с каким у данного предприятия заключен гражданско-правовой договор.

При этом длительность такого договора не имеет значения. Более того, не важна и должностная принадлежность подотчетного лица. Поэтому деньги под отчет может получить и директор компании.

Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ

Подотчетные суммы могут выдаваться, как в наличной форме, так и путем их перевода на корпоративную и даже личную карточку сотрудника с пометкой «Подотчетные деньги».

Стоит напомнить, что банковская карточка согласно пп.19 ст.

3 закона №161-ФЗ (о национальной платежной системе) относится к электронным средствам платежа, которые на основании Положения Банка России № 383-П являются безналичной формой расчета.

А в июльской редакции закона №54-ФЗ от 2018 года утверждено, что онлайн-касса используется при наличных и почти любых безналичных формах расчетов. Однако расчеты по подотчетным суммам в любой их форме в случае их возврата и выдачи не являются расчетами в понимании закона №54-ФЗ, поскольку не относятся:

  • к получению и выплате денег непосредственно за товары, работы, услуги (т.е. к денежным отношениям, которые возникают между покупателем и продавцом);
  • к приему ставок, интерактивных ставок и к выплате выигрышей по ним;
  • к приему денег в ходе продажи лотерейных билетов (включая электронные);
  • к приему лотерейных ставок;
  • к выплате выигрышей по лотереям.

Все эти виды операций признаются ст. 1.

1 закона №54-ФЗ расчетами, при осуществлении которых применяется онлайн-касса, за исключением тех случаев, в каких сам закон предусматривает возможность не работать с ККТ.

Кроме того, к расчетам, на которые распространяется обязанность по использованию ККТ или право ее не применения, еще относятся следующие операции, направленные на оплату товаров, работ, услуг:

  • прием и выплата денег в форме предварительной оплаты и (или) авансов;
  • зачет и возвращение предварительной оплаты и (или) авансов;
  • выдача и погашение займов (включая кредитование ломбардами);
  • предоставление либо получение встречного предоставления для расчетов за товары, работы, услуги.

И к этим операциям выдача и возврат подотчетных сумм тоже не относится, поскольку данные деньги являются лишь кассовой операцией, которая направлена на будущее совершение расхода, а не отражает сам факт оплаты товаров (работ, услуг). Да и подотчетное лицо не является по отношению к своему работодателю покупателем.

Поэтому, выдавая своему сотруднику или получая от него остаток либо всю сумму неиспользованных подотчетных денег, предприятие не должно использовать онлайн-кассу, но обязано соблюдать требования Указаний банка №3210-У по оформлению кассовых документов (авансовых отчетов, кассовых ордеров, Кассовой книги).

Нужно ли применять онлайн-кассу, когда подотчетное лицо совершает покупку у другой организации или предпринимателя

В этой ситуации подотчетное лицо выступает в качестве покупателя, действующего от имени и за счет своего работодателя. А значит, на продавца распространяются все требования закона №54-ФЗ по применению онлайн кассы и по выдаче (предоставлению) кассового документа такому покупателю. Такие разъяснения даются в пункте 2 письма ФНС России от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@ — ССЫЛКА.

Исключение составляют те виды безналичных расчетов между юрлицами и (или) предпринимателями, в том числе через подотчетных лиц, при которых не происходит предъявления электронного средства платежа (например, банковской карты).

В этом случае ККТ продавцом не применяется (п. 9 статьи 2 закона №54-ФЗ — ССЫЛКА).

Если наоборот, — и электронное средство платежа при подобных расчетах предъявлено, — то продавец должен использовать контрольно-кассовую технику для оформления расчетной операции.

Выводы

  1. Выдача и возврат подотчетных денег на предприятии, которое предоставило эти средства своему сотруднику, не является расчетной операцией в понимании закона №54-ФЗ. Поэтому применяться при таком расчете онлайн-касса не должна.
  2. В случае если подотчетное лицо рассчиталось выданными ему деньгами за товар, работу, услугу, то указанному лицу продавец должен выдать кассовый документ (чек, БСО или иной документ). Причем, не имеет значения форма платежа — наличная или безналичная с предъявлением покупателем электронного средства платежа (ЭСП).
  3. Если расчеты за товары (работы, услуги) между организациями и (или) предпринимателями произошли в безналичном порядке без предъявления ЭСП, то продавец онлайн-кассу для таких расчетов не использует.

Источник: https://onlain-kassy.ru/normativ/kom/podotchet-i-onlajn-kassa.html

Может ли подотчетное лицо расплачиваться личной картой

Может ли подотчетное лицо расплачиваться личной картой

Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение № 373-П). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».

Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору…» указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).

Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.

На этот счет есть две точки зрения.

Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности.

Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица.

Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.

Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме. Объясняется это так.

Согласно пункту 1 статьи 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Под представительством в гражданском законодательстве понимается совершение сделок одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) (п. 1 ст. 182 ГК РФ).

Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.

На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить.

В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций.

Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.

Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение № 373-П). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».

Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору…» указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).

Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.

На этот счет есть две точки зрения.

Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности.

Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица.

Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.

Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме. Объясняется это так.

Согласно пункту 1 статьи 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Под представительством в гражданском законодательстве понимается совершение сделок одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) (п. 1 ст. 182 ГК РФ).

Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.

На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить.

В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций.

Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.

Неправомерная выдача подотчетных сумм

Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя.

Например, в форме авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55) предусмотрена графа для остатка или перерасхода суммы ранее полученного сотрудником аванса. Но это не означает, что работник имеет право один раз отчитаться по нескольким подотчетным суммам.

Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу.

Это правило распространяется и на организации, в штате которых состоит только один сотрудник — руководитель. За нарушение указанной нормы возможна ответственность по статье 15.1 КоАП РФ.

Дело в том, что отсутствие авансовых отчетов в обществе, подтверждающих расходование выданных ранее денежных средств, и осуществление выдачи следующей подотчетной суммы работнику, при наличии у него задолженности, приводит к нарушению норм законодательства. В соответствии с диспозицией статьи 15.

1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:

  • от 4 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц организации (например, руководителя);
  • от 40 000 до 50 000 руб. — для организации.

В арбитражной практике есть прецеденты привлечения к ответственности в данной ситуации (см., например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).

Несоблюдение лимита расчетов наличными

Источник: http://dengi-bez-spravok.ru/mozhet-li-podotchetnoe-litso-rasplachivatsya-lichnoj-kartoj/

Юр-решение
Добавить комментарий