Как официально получить оплату, если нет подписи в накладных за отгруженный товар?

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт — Эльба

Как официально получить оплату, если нет подписи в накладных за отгруженный товар?

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

Статья «Как обманывают в договорах»

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
  • Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки. 
  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.
  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности.

Когда вы получаете оплату через банк безналичным платежом, не нужно выдавать документ об оплате. У клиента остаётся платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.

При оплате наличными, картой и электронными средствами платежа вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности. Что выбрать, зависит от системы налогообложения и того, чем вы занимаетесь.

Кассовый чек печатают с помощью кассовой техники. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, картой, электронными средствами платежа. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Для предпринимателей на ЕНВД и патенте действует отсрочка, и они пока могут работать без кассы. Подробнее читайте в статье «Как использовать кассовую технику».

Товарный чек выдают ИП и ООО на ЕНВД и патенте по просьбе покупателя. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита и розницы с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Потом понадобится касса.

Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Бланк строгой отчётности выдают те, кто оказывает услуги физическим лицам. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Бланки нужно печатать в типографии или через специальный сервис. Просто распечатать их дома на принтере не получится. Подробнее о БСО читайте в статье.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Статья актуальна на 11.03.2019

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/129

Возврат/гарантия

Как официально получить оплату, если нет подписи в накладных за отгруженный товар?

1.УСЛОВИЯ ВОЗВРАТА ТОВАРА ПОТКУПАТЕЛЕМ

  • упаковка товара не должна содержать какие-либо надписи, быть поврежденной;
  • на упаковке товара должны быть сохранены штрих-коды, этикетки Поставщика и производителя товара;
  • отсутствие иных нарушений товарного вида и упаковки;

Если Покупатель получил от Поставщика аналог заказного товара и он не подошёл по своим технических характеристикам, то вероятнее всего это ошибка кросса на сайте Поставщика или неверный подбор товара. В случае ошибки кросса и/или не верного подбора, Покупатель может вернуть товар Поставщику соблюдая требования выше.

При оплате товара покупателем по безналичному расчету сумма возвращается за минусом 10%.

Если Покупатель является НДС — плательщиком: (для организаций).

При отказе Покупателя от приемки части отгруженных товаров в срок до 5 дней с момента выписки накладной Поставщик выставляет корректировочный счет-фактуру на изменение стоимости данных товаров в связи с уточнением их количества. При этом корректировочные счета-фактуры выставляются Поставщиком , в частности, на основании акта о расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей ТОРГ-2 .

При отказе Покупателя от Товара в срок свыше 5 дней с момента выписки накладной, Покупатель оформляет документы на продажу Товара по унифицированной форме товарной накладной ТОРГ- 12 и счет фактуре или УПД (универсальный передаточный документ).

Цена в документах за товар должна быть указана как в отгрузочных документах, по которым приобреталась деталь у Поставщика.

В оформленных документах артикул товара, его наименование, номер ГТД и код страны происхождения должны совпадать с теми, что было указано в документах на покупку этого товара, а также должны присутствовать все необходимые подписи и печать Покупателя.

2. УСЛОВИЯ ВОЗВРАТА ТОВАРА ПОСТАВЩИКУ ПРИ ВЫЯВЛЕНИИ ЯВНЫХ НЕДОСТАТКОВ В ПРОЦЕССЕ ПРИЕМКИ ПОКУПАТЕЛЕМ

2.1. Правила настоящего пункта распространяются на случаи нарушения Поставщиком условий договора о количестве, ассортименте, комплектности и качестве (в части явных недостатков) поставленного товара:

  • количество поставленного товара не соответствует накладной;
  • некомплектный товар;
  • товар с явными недостатками (к явным относятся недостатки, которые могут быть обнаружены при обычном способе приемки (например, при осмотре товара);
  • товар ,несоответствующий заказанному серийному (каталожному) номеру.

2.2. Товары (в том числе кузовные листовые детали), имеющие незначительные недостатки, исправляемые (устраняемые, восстанавливаемые) в ходе подготовки детали к установке на транспортное средство либо не влияющие на потребительские свойства Товара, возврату и/или обмену не подлежат и остаются у Покупателя. К числу таких недостатков, помимо прочего, относятся:

  • потертости, царапины и другие повреждения пластиковых и металлических кузовных деталей, предназначенных под покраску;
  • недостатки всех иных видов Товаров, которые могут быть исправлены при дальнейшей установке на транспортное средство, не влияющие на потребительские свойства Товара;

В указанных случаях возврат денежных средств Покупателю не производится. В исключительных случаях по усмотрению Поставщика и по согласованию с ним возможно предоставление Покупателю скидки на отгруженный товар , либо на товар в следующих заказах.

2.3. Приемка товара по количеству, ассортименту, комплектности и видимым (явным) недостаткам производится в срок до 5 дней с момента приемки товара от Поставщика (представителя Поставщика).

При выявлении Покупателем случаев, указанных в пункте 2.1.

, Покупатель оформляет заявку на возврат в личном кабинете на сайте Поставщика и незамедлительно извещает представителя Поставщика (своего менеджера) о выявленных расхождениях при приемке, приложив фото товара, его упаковки и детальное описание выявленного дефекта товара. Только после получения подтверждения о рассмотрении и оформлении возврата Покупатель имеет право отказаться от приемки и передать товар представителю Поставщика.

2.4. Крупногабаритные позиции (кузовные детали, стекла и др.) осматриваются Покупателем (или его уполномоченным перевозчиком) в момент передачи/отгрузки товара от Поставщика. При выявлении Покупателем случаев, указанных в п.2.1.

настоящего Положения, Покупатель должен зафиксировать расхождения в акте приемки-передачи Поставщика при участии представителя Поставщика. В дальнейшем претензии по этим позициям, за исключением скрытых дефектов, не принимаются.

2.5. После принятия товара и подписания товарной накладной (если не оформлена заявка на возврат в личном кабинете Покупателя на сайте Поставщика и не направлена рекламация на корпоративную почту Поставщика) претензии и заявки по фактам несоответствия Товара условиям о количестве, ассортименте, комплектности и видимым (явным) недостаткам Поставщиком не принимаются.

3. УСЛОВИЯ ВОЗВРАТА ТОВАРА ПРИ ВЫЯВЛЕНИИ В НЕМ СКРЫТЫХ НЕДОСТАТКОВ

3.1 Правила настоящего пункта распространяются на случаи нарушения Поставщиком условий договора о качестве поставленного Товара в части скрытых недостатков. Скрытые недостатки — это недостатки, которые нельзя обнаружить при обычном способе приемки и они проявляются только в процессе установки, монтажа, эксплуатации или хранения товара.

3.2 Сроки гарантии исчисляются со дня получения Товара Покупателем. Гарантийный срок на запасные части устанавливается авторизованными сервисными станциями фирм-производителей автомобилей или запчастей. Если на запасные части не установлен гарантийный срок, требования по недостаткам товара могут быть предъявлены Покупателем в пределах 24 месяцев с момента выписки накладной Поставщиком.

3.3 При выявлении недостатка Товара в процессе эксплуатации возможность возврата Товара будет рассмотрена Поставщиком только при наличии следующих документов:

  • заполненный бланк рекламации на возврат;
  • копия заказа-наряда на установку (монтаж) либо на замену данной детали на транспортном средстве, выданного сертифицированной станцией технического обслуживания автомобилей (далее — СТО) или официальным дилером, в котором в обязательном порядке должны быть указаны следующие сведения: дата заказа-наряда, ФИО владельца автомобиля, марка автомобиля, государственный регистрационный знак (номер), тип двигателя, идентификационный номер автомобиля (VIN-код), номер шасси (при наличии), выполненные в ходе установки данной детали работы и их стоимость, сопутствующие в обязательном порядке работы по замене сопряженных узлов и агрегатов, пробег автомобиля на момент установки детали;
  • заверенная СТО копия сертификата соответствия СТО на проведение данного вида работ(если имеется) ;
  • копии платежных документов на оплату соответствующих видов работ;
  • заключение СТО о причинах неработоспособности детали, выполненное на фирменном бланке организации.

При возникновении разногласий между Поставщиком и Покупателем о причинах ненадлежащего качества товара:

Если дефект выявлен в период действия гарантийных обязательств, по согласованию сторон Поставщик или Покупатель обязуется произвести проверку качества или экспертизу товара;

Если дефект выявлен за пределами срока гарантийных обязательств, Поставщик вправе отказать в приемке возврата товара.

Для рассмотрения гарантийного случая Покупатель предоставляет полный пакет документов вместе с рекламационным товаром. Срок рассмотрения гарантийного случая Поставщиком составляет 20 календарных дней с момента передачи товара правильно оформленных документов на склад Поставщика.

Поставщик, в случае возникновения необходимости в дополнительной проверке некачественного товара, вправе провести независимую экспертизу или отправить товар на диагностику на завод-изготовитель, в этом случае срок рассмотрения рекламации может быть увеличен Поставщиком в одностороннем порядке.

Поставщик вправе запросить у Покупателя дополнительные документы при возникновении сомнений в достоверности предоставленных данных.

Если Покупатель в течение 30 дней с момента запроса Поставщика не предоставит требуемые документы в полном объеме, то Поставщик вправе отказать в рассмотрении рекламации и вернуть товар Покупателю.

Если в результате проверки качества товара (экспертизы) будет установлено, что ненадлежащее качество товара является результатом не скрытых заводских дефектов, а следствием каких-либо иных причин, за которые не отвечает Поставщик, товар к возврату не принимается и подлежит отправке Покупателю за его счёт. При этом все издержки по проведению проверки качества (экспертизы) товара, которые понес Поставщик, возлагаются на Покупателя

Поставщик не несет ответственности за такие затраты Покупателя как:

  • затраты связанные с установкой и/или снятием товара;
  • затраты связанные с нарушением сроков поставки товара Поставщиком;
  • временные затраты;
  • повреждение товара и имущества Покупателя;
  • другие коммерческие потери Покупателя, связанные с невозможностью использования автотранспорта по причине выхода из строя товара, приобретенного у Поставщика;

4. ОБСТОЯТЕЛЬСТВА, ИСКЛЮЧАЮЩИЕ ВОЗВРАТ ТОВАРА

4.1. Нарушение вышеизложенных пунктов

4.2. Гарантия не распространяется на товар при эксплуатационном износе, а именно на:

  • Автостекла;
  • Автолампы;
  • Кузовные детали;
  • Пластиковые детали;
  • Технические жидкости;
  • Щетки стеклоочистителей;
  • Тормозные колодки;
  • Фильтры.

4.3. Гарантия не распространяется на товар в следующих случаях:

  • Повреждение запасной части в результате ДТП или небрежной эксплуатации.
  • Неисправности запасных частей топливной системы и системы выпуска вследствие применения некачественного топлива (в том числе из-за загрязнения или применения этилированного бензина).
  • Повреждения (в том числе подвески и рулевого управления), возникшие из-за неаккуратного вождения на неровностях дорог, сопряженного с ударными нагрузками на автомобиль.
  • Незначительные отклонения, не влияющие на качество, характеристики или работоспособность автомобиля или его элементов (например, слабый шум, скрип, писк или вибрация).
  • Внешние повреждения стекол кузова и приборов освещения.
  • Замененные не в паре детали ходовой части автомобиля (пружины, амортизаторы, стойки стабилизатора); амортизаторы, замененные в количестве менее 2 (двух) штук на одну ось автомобиля и без замены защитных комплектов (отбойник плюс пыльник).

Гарантия не распространяется на оригинальные запасные части, установленные вне дилерских сервисных станций.

При установке оригинальной запчасти вне дилерских сервисных станций повторная диагностика вышедшей из строя запасной части, а равно диагностика (или иная проверка качества) для получения гарантийного заключения производится на дилерском сервисе за счет Покупателя.

Источник: https://avtodetal134.ru/about/7529/

Юр-решение
Добавить комментарий